À propos de cet outil

Ce que cet outil est, ce qu'il n'est pas, et ce qu'il fait de vos données : rien.

Statut de l'artefact

Cet outil opérationnalise la couche d'usage d'un référentiel de gouvernance de l'information issu d'un travail de Master (MSc en Business Administration, HES-SO). Le référentiel — dix-huit axes en six dimensions, cinq descripteurs par axe, sept règles de lecture, une instanciation par position — a été construit puis éprouvé sur des entretiens conduits dans des entités techniques, de coordination et opérationnelles. Dans ce travail, il vaut comme instrument éprouvé dans les mains du chercheur et comme démonstration d'instanciabilité : un même noyau se lit depuis trois positions sans que ses axes changent.

Sa validation comme instrument d'auto-évaluation demeure ouverte : le protocole d'évaluation en situation d'usage a été proposé, non exécuté. Cet outil en est l'outillage. Version du référentiel : 1.0.

Ce qu'il fait

Situer. Une personne positionne les dix-huit axes de son entité sur des descripteurs, depuis la position qu'elle occupe, et obtient un profil de maturité : une forme, lue avant sa hauteur. Deux manières de répondre, toutes deux décrites par le mémoire : la saisie directe (les cinq descripteurs d'un coup) ou le mode complet (un descripteur à la fois, validé niveau par niveau). Le profil obtenu est le même.
Discuter. Le profil se partage par un lien, se pose sur une table dans sa version à présenter, et s'accompagne de repères de lecture — ce qui tient, ce qui reste au plancher, les positions frontières — et de pistes conditionnelles pour en parler à plusieurs.

Ce qu'il ne fait pas

Ce n'est ni une vérification de conformité ni un plan d'action : aucun niveau n'est à atteindre, aucune valeur globale n'est calculée, les axes ne s'additionnent pas.
Ce n'est pas une comparaison entre entités : aucun profil n'est mis en regard d'un autre, aucun profil n'est rapproché d'une personne ou d'une organisation.
Il ne juge pas : les couleurs distinguent les niveaux sans les qualifier, et chaque profil porte la position depuis laquelle il est établi, parce que deux positions ne voient pas le même axe de la même manière.

Ce qui est conservé

Rien. Le lien est le profil : le code de résultat encode la position et les niveaux des dix-huit axes, et le lien complet ajoute les tensions, foyers et qualificatifs que vous avez écrits. Pendant la saisie, vos choix vivent dans votre session (deux heures), puis deviennent ce lien. Aucune base de données n'est alimentée, rien n'est écrit dans votre navigateur, et personne ici ne peut rouvrir un profil dont il n'a pas le lien. Le volet Prolongement, quand vous l'utilisez, relit vos réponses dans la session seulement ; sa voie d'analyse est une lecture locale de démonstration (lexique de marqueurs, sans réseau).

Trois critères de qualité

Le travail dont l'outil est issu propose un protocole d'évaluation en situation d'usage : des praticiens des trois positions renseigneraient eux-mêmes le profil de leur entité, puis en discuteraient sur trois registres. Ce sont les critères à l'aune desquels cet outil demande à être jugé.

Intelligibilité: Les descripteurs sont-ils compréhensibles depuis la position occupée, pour quelqu'un qui les découvre ?
Praticabilité: Peut-on renseigner le profil de son entité seul, sans médiation, dans un temps raisonnable ?
Fidélité: Le profil restitué est-il reconnu comme fidèle aux pratiques de l'entité par la personne qui l'a établi ?

Critère transversal : la posture non prescriptive doit tenir dans la réception — le profil ne doit pas être ressenti comme un jugement sur l'entité.

Questions d'entretien rattachées à chaque axe

La grille d'entretien de la recherche est l'instrument de collecte du chercheur ; ses questions ne sont pas posées ici. Ce tableau garde visible la chaîne de preuves : chaque axe reste rattaché aux questions qui l'ont alimenté (tronc commun A ; modules B1 technique, B2 coordination, B3 opérationnel).

Axe	Question
1.1 Responsabilités informationnelles	A2-1 Comment décririez-vous la manière dont l'information est gérée au sein de votre entité ? Y a-t-il des règles, des politiques ou des procédures formelles en place ? A2-3 Y a-t-il des rôles ou des responsabilités clairement définis pour la gestion de l'information — par exemple, une personne ou une fonction référente ? B2-1-1 Quel est le périmètre de votre rôle de coordination en matière de gestion de l'information ? Quelles entités êtes-vous chargé(e) de coordonner ou d'accompagner ?
1.2 Processus décisionnels	A2-4 Comment les décisions concernant la gestion de l'information sont-elles prises ? Qui est impliqué ? B2-1-2 Existe-t-il une politique de gouvernance de l'information formalisée au niveau de la coordination ? Comment a-t-elle été élaborée et par qui ?
1.3 Répartition des responsabilités	B2-3-1 Comment s'organise la relation entre votre niveau de coordination et le niveau technique d'une part, et les entités opérationnelles d'autre part ? B2-3-2 Y a-t-il des zones de flou ou de chevauchement dans les responsabilités — par exemple entre ce qui relève de la configuration technique, de la politique documentaire et des pratiques des utilisateurs ? B2-3-3 Comment les décisions concernant l'environnement collaboratif numérique sont-elles prises : qui décide de quoi, à quel niveau ?
2.1 Politiques de gouvernance	A2-2 Ces règles sont-elles documentées ? Sont-elles connues et appliquées par les collaborateurs ? B2-2-1 Mobilisez-vous des référentiels ou des normes pour structurer vos pratiques de gouvernance de l'information — ISO 15489, calendriers de conservation, chartes d'utilisation ?
2.2 Exigences légales et normatives	A6-1 Êtes-vous soumis à des exigences légales, réglementaires ou normatives concernant la gestion de vos informations et de vos documents ? A6-2 Comment ces exigences sont-elles prises en compte dans vos pratiques ? A6-3 Avez-vous conscience de risques liés à la gestion de l'information dans votre entité — perte, fuite, non-conformité, inaccessibilité ? B2-2-2 Ces référentiels sont-ils partagés avec les entités que vous coordonnez ? Comment sont-ils appropriés ou adaptés localement ?
2.3 Application des politiques	B2-1-3 Comment cette politique se décline-t-elle concrètement auprès des entités que vous coordonnez ? B2-2-3 Y a-t-il des tensions entre les exigences normatives que vous portez et les réalités opérationnelles des entités ? B3-4-1 Avez-vous connaissance de règles ou de politiques formelles sur la manière de gérer les documents dans votre organisation ? D'où viennent-elles ? B3-4-2 Ces règles vous semblent-elles adaptées à votre réalité de travail ? Vous aident-elles ou vous contraignent-elles ?
3.1 Organisation des documents	A3-1 Comment les documents et les informations sont-ils créés et organisés au sein de votre entité ? Existe-t-il des conventions de nommage, des modèles, des plans de classement ? B3-1-1 Comment votre entité est-elle organisée pour gérer ses documents au quotidien ? Y a-t-il une personne référente, des règles locales, des habitudes établies ? B3-1-2 Avez-vous reçu des consignes ou des directives sur la manière de gérer vos documents — règles de classement, de nommage, d'archivage ?
3.2 Partage et accès	A3-2 Comment les documents sont-ils partagés — en interne, entre entités, avec des partenaires extérieurs ? B1-1-3 Comment les droits d'accès et les autorisations sont-ils gérés ? Y a-t-il une politique centralisée ou chaque entité dispose-t-elle d'une autonomie de configuration ? B3-3-2 Comment partagez-vous des documents avec d'autres collègues, d'autres entités, ou des partenaires extérieurs ? Y a-t-il des pratiques établies ou chacun fait à sa façon ?
3.3 Conservation et élimination	A3-3 Comment gérez-vous la conservation et l'élimination des documents ? Existe-t-il des règles de rétention ou des calendriers de conservation ? A3-4 Des informations ou des documents importants ont-ils déjà été perdus, introuvables ou inaccessibles ? Que s'est-il passé ? B1-2-1 Des mécanismes de rétention automatisés (retention policies, labels) ou de conformité sont-ils configurés dans M365 ? Sur quelles bases ont-ils été définis ?
4.1 Structuration des espaces	A4-2 Comment ces outils sont-ils configurés ou organisés dans votre entité ? Qui en a la responsabilité ? B1-1-1 Comment l'environnement Microsoft 365 est-il déployé et configuré pour les entités que vous gérez ? Qui définit les paramètres de gouvernance ? B1-1-2 Existe-t-il une architecture documentée des espaces collaboratifs (SharePoint, Teams, OneDrive) ? Comment est-elle maintenue à jour ? B1-2-2 Comment les espaces collaboratifs sont-ils créés, gérés et supprimés dans le temps ? Y a-t-il un processus de gouvernance du cycle de vie des espaces eux-mêmes ? B3-2-1 Comment utilisez-vous concrètement les outils numériques — Teams, SharePoint, OneDrive — pour gérer vos documents ?
4.2 Gouvernance technique	A4-1 Quels outils numériques utilisez-vous au quotidien pour produire, stocker, partager et retrouver des informations ? B1-1-3 Comment les droits d'accès et les autorisations sont-ils gérés ? Y a-t-il une politique centralisée ou chaque entité dispose-t-elle d'une autonomie de configuration ? B1-2-1 Des mécanismes de rétention automatisés (retention policies, labels) ou de conformité sont-ils configurés dans M365 ? Sur quelles bases ont-ils été définis ? B1-2-3 Comment gérez-vous la traçabilité des actions sur les documents sensibles — journalisation, audit logs ?
4.3 Alignement techno-documentaire	B1-3-1 Comment collaborez-vous avec les entités que vous soutenez sur les questions de gouvernance de l'information ? Y a-t-il des interfaces formalisées ? B1-3-2 Lorsqu'une entité exprime un besoin en matière de gestion documentaire ou d'archivage, comment cela est-il traduit en configuration technique ? B1-3-3 Percevez-vous des décalages entre les exigences documentaires ou archivistiques exprimées par les entités et les capacités ou contraintes techniques de la plateforme ? B1-4-1 Quelles sont les limites de la plateforme M365 que vous observez du point de vue de la gouvernance de l'information ? B1-4-3 Comment anticipez-vous les évolutions à venir — IA, Copilot, automatisation — sur la gouvernance de l'information ?
5.1 Alignement pratiques / cadres	A4-3 Avez-vous l'impression que ces outils soutiennent bien vos pratiques de gestion de l'information, ou créent-ils des difficultés ? A4-4 Y a-t-il des informations qui échappent à ces environnements — stockées ailleurs, gérées différemment ? A5-2 Y a-t-il des tensions entre les règles formelles et les pratiques réelles ? Comment les expliquez-vous ? B1-4-2 Y a-t-il des pratiques des utilisateurs ou des entités qui contournent ou fragilisent la gouvernance technique mise en place ? B3-1-3 Ces consignes correspondent-elles à ce que vous faites réellement ? Sinon, qu'est-ce qui vous amène à fonctionner différemment ? B3-2-2 Y a-t-il des outils que vous préférez pour certains types de documents ? Pour quelles raisons ? B3-4-3 Y a-t-il des choses que vous faites différemment des règles officielles, parce que cela vous semble plus efficace ou plus pratique ?
5.2 Accessibilité de l'information	A5-1 Quelles sont les principales difficultés que vous rencontrez dans la gestion de l'information au quotidien ? A5-3 Avez-vous des attentes ou des besoins non satisfaits en matière de gouvernance de l'information ? A5-4 Si vous deviez identifier une chose à améliorer en priorité, laquelle serait-elle ? B3-3-1 Pouvez-vous facilement retrouver un document dont vous avez besoin — le vôtre ou celui d'un collègue ? Dans quelles situations est-ce difficile ? B3-3-3 Avez-vous accès aux informations dont vous avez besoin pour faire votre travail ? Y a-t-il des informations qui vous manquent ou qui sont difficiles d'accès ?
5.3 Compétences des acteurs	A2-4 Comment les décisions concernant la gestion de l'information sont-elles prises ? Qui est impliqué ? B3-2-3 Avez-vous le sentiment de maîtriser ces outils pour ce qui concerne la gestion de vos documents — classement, partage, recherche, conservation ?
6.1 Interfaces entre niveaux	A1-3 Avec quels autres acteurs ou entités êtes-vous principalement en interaction pour les questions de gestion de l'information ? B1-3-1 Comment collaborez-vous avec les entités que vous soutenez sur les questions de gouvernance de l'information ? Y a-t-il des interfaces formalisées ? B2-3-1 Comment s'organise la relation entre votre niveau de coordination et le niveau technique d'une part, et les entités opérationnelles d'autre part ?
6.2 Traduction des décisions	B1-3-2 Lorsqu'une entité exprime un besoin en matière de gestion documentaire ou d'archivage, comment cela est-il traduit en configuration technique ? B1-4-2 Y a-t-il des pratiques des utilisateurs ou des entités qui contournent ou fragilisent la gouvernance technique mise en place ? B2-1-3 Comment cette politique se décline-t-elle concrètement auprès des entités que vous coordonnez ?
6.3 Cohérence inter-entités	B2-4-1 Observez-vous des disparités significatives dans les pratiques de gouvernance de l'information entre les entités que vous coordonnez ? B2-4-2 Comment expliquez-vous ces disparités — ressources, compétences, culture, autonomie institutionnelle ? B2-4-3 Existe-t-il des mécanismes de partage de pratiques ou d'harmonisation entre entités ?

Comprendre les termes · Accueil